Die wichtigsten Angaben vor eurer Anfrage
Ein entspannter Fotospiegel-Abend beginnt mit ein paar klaren Absprachen: Wo wird aufgebaut, welches Layout möchtet ihr, wie viele Ausdrucke plant ihr und wer ist erreichbar? Diese Checkliste ordnet die Aufgaben nach dem Stand eurer Vorbereitung. Sie nennt bewusst keine festen Buchungsfristen oder garantierten Vorlaufzeiten, sondern hilft euch, offene Punkte Schritt für Schritt zusammenzutragen.
Für die erste Anfrage: die Eckdaten sammeln
Ihr müsst noch nicht jedes Detail entschieden haben. Nennt zunächst die Informationen, die bereits feststehen, und kennzeichnet offene Fragen. So können wir zwischen einem gewünschten Termin, einer angefragten Location und einem bereits bestätigten Veranstaltungsort unterscheiden.
Basis kostet 399 € mit 200 Ausdrucken, Komfort 549 € mit 500; beide Preise sind brutto inklusive Mehrwertsteuer. Lieferung, Auf- und Abbau sind in allen Paketen innerhalb von 50 km ab Köln inklusive. Außerhalb dieses Liefergebiets kalkulieren wir die zusätzliche Anfahrt individuell und weisen sie im Angebot aus.
- Datum und geplanter Veranstaltungszeitraum notieren.
- Location mit vollständiger Adresse nennen.
- Ungefähre Gästezahl und Anlass ergänzen.
- Druckwünsche und besondere Anforderungen beschreiben.
Bei der Abstimmung: Gestaltung und Raum verbinden
Das individuelle Fotolayout ist enthalten. Sammelt dafür Namen, Datum, Farben oder ein Firmenlogo und benennt eine Person für Rückmeldungen. Prüft den abgestimmten Entwurf sorgfältig, besonders Schreibweisen und Zahlen. Ein zusätzlicher individueller Screen gehört zu Komfort und Individuell.
Parallel klärt ihr mit der Location den möglichen Stellplatz. Wir stimmen den konkreten Platzbedarf und die Stromversorgung mit euch ab. Fotos, bekannte Maße und Angaben zum Zugang helfen dabei. Für den QR-Download wird außerdem eine passende Internetverbindung benötigt.
- Gewünschte Texte und vorhandene Gestaltungsdateien zusammentragen.
- Fotoplatz und Zugang beschreiben.
- Aufbauzeit und mögliche Abholung mit der Location abstimmen.
Vor der Feier: Änderungen und Zuständigkeiten klären
Schaut eure Absprachen nochmals gemeinsam an, wenn der Veranstaltungsablauf steht. Hat sich der Raum geändert? Gibt es einen anderen Eingang oder andere Zugangszeiten? Meldet solche Änderungen, damit wir sie in die Vorbereitung einbeziehen können.
Die Druckmenge sollte zu euren Wünschen passen. Wenn ihr inzwischen zusätzliche Erinnerungen für ein Gästebuch oder weitere Gruppenbilder einplant, sprecht eine mögliche Erweiterung an. Unbegrenzt digitale Fotos bedeutet nicht automatisch unbegrenzt viele Ausdrucke.
- Eine erreichbare Person für den Aufbautag festlegen.
- Geänderte Location- oder Zeitangaben weitergeben.
- Zusätzliche Ausdrucke oder Betreuung ausdrücklich abstimmen.
Am Eventtag und zum Schluss: beim vereinbarten Ablauf bleiben
Auf- und Abbau übernehmen wir. Sorgt dafür, dass der vereinbarte Bereich zugänglich ist und die benannte Kontaktperson erreicht werden kann. Ein kurzer Hinweis an die Gäste kann den Fotopunkt in euren Abend einbinden; ein festes Zusatzprogramm ist dafür nicht notwendig.
Für die spätere Abholung gelten die vorher abgestimmten Vereinbarungen. Plant keinen eigenständigen Standortwechsel oder Abbau ein. Wenn doch eine organisatorische Frage auftaucht, nutzt den vereinbarten Kontakt. So bleiben die Aufgaben zwischen euch, der Location und uns eindeutig verteilt.
Häufige Fragen
Muss bei der ersten Anfrage schon das Layout feststehen?
Nein. Termin, Location und ungefähre Gästezahl sind ein guter Anfang. Gestaltung und offene organisatorische Fragen können anschließend mit uns abgestimmt werden.
Gibt die Checkliste feste Buchungsfristen vor?
Nein. Sie strukturiert die Vorbereitung, ohne feste Vorlaufzeiten zu versprechen. Die Verfügbarkeit für euren konkreten Termin muss individuell geprüft werden.
Wer muss am Veranstaltungstag erreichbar sein?
Benennt eine Person, die den Zugang und organisatorische Fragen mit uns klären kann. Wenn Aufbau und Abholung unterschiedliche Ansprechpartner haben, teilt uns das vorher mit.
Euer Datum. Euer Event.
Unser Fotospiegel.
Fragt euren Wunschtermin an und erhaltet ein Angebot innerhalb von 90 Minuten. Anfahrt und offene Details stimmen wir für eure Location ab.
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